Deel 25: De voordelen van PDF

De meeste mensen hebben al wel eens gehoord van PDF, het Portable Document Format ontworpen door de firma Adobe. Op vele websites kunnen documenten van allerlei aard als PDF worden gedownload. Waarom gebruiken deze websites PDF in plaats van Microsoft Word?

Het antwoord is voor een deel te zoeken in de nadelen verbonden aan Microsoft Word-bestanden. Vooreerst gebeurt het vaak dat een tekst die prachtig gelayout is met Word op de ene computer, helemaal verschuift en van uitzicht verandert op een andere computer. Daar kunnen velerlei redenen voor bestaan: gebruik van een lettertype dat niet op de tweede computer geïnstalleerd is, gekoppelde afbeeldingen die niet mee overgedragen zijn naar de tweede computer, een andere versie of taal van Word, ...

Daarnaast wenst de auteur van het document misschien dat het document niet kan veranderd of worden door de ontvanger; ook dit is slechts via omwegen mogelijk in Word. Bovendien draagt een Word-document allerlei gevoelige informatie met zich mee, iets waar veel mensen zich geen rekenschap van geven. Door simpelweg de eigenschappen van het Word-document op te vragen (menu Bestand), kunnen bijvoorbeeld de naam van de auteur, de totale bewerkingstijd, de revisie, de bestandslocatie en het moment van afdrukken van het document worden opgevraagd. Via meer obscure programma's en handleidingen -- vrij beschikbaar op het Internet -- is het vaak zelfs mogelijk om gewiste delen uit een vorige versie van het document op te vragen. Dit veiligheidsrisico bestaat trouwens evenzeer in Microsoft Excel, zodoende dat onderliggende prijscalculaties vaak zonder veel moeite kunnen achterhaald worden door klanten die een Excel-bestand krijgen toegestuurd... Met betrekking tot de veiligheid is er trouwens ook steeds het risico van virussen verborgen in Word- en Excel-bestanden, al moet vermeld worden dat deze zogenaamde "macro"-virussen steeds minder circuleren en minder bedreigend zijn door betere beveiligingsvoorzieningen in Word en Excel.

Een laatste, minder bekend, argument is dat het politiek incorrect is om Word-bestanden door te sturen. Word is een product van een commerciële firma %u2013 Microsoft %u2013 en door het vesturen van bestanden in Word-formaat verplicht men de ontvanger ook tot het aankopen en gebruiken van één van de laatste versies van Microsoft Word, liefst op een computer met Microsoft Windows. Nu is op de meeste pc's wel een (legale of illegale) versie van Word geïnstalleerd, doch zeker kan men hier niet van zijn. Hoewel Apple Macintosh-gebruikers vaak een Apple-versie van Word hebben geïnstalleerd, zijn er toch ook velen die dat niet doen. Gebruikers van alternatieve besturingssystemen zoals Linux vallen al helemaal uit de boot omdat hier geen versie van Word op kan geïnstalleerd worden. Microsoft Word is in de praktijk dan wel vaak de standaard, officieel is hij dat zeker niet. Microsoft weigert nog steeds om de interne details van het Word-bestandsformaat helemaal vrij te geven, zodat concurrerende programma's slechts via allerlei truuks de interne details van Word kunnen achterhalen. Om deze en andere redenen groeit de schare mensen die om filosofische redenen -- weg met de monopolist! -- weigeren om eender welk Microsoft-product te gebruiken.

Daarom loont het de moeite om PDF-bestanden te overwegen. Het PDF-document is volledig gedocumenteerd en er zijn vele betalende én gratis programma's beschikbaar om deze PDF-documenten aan te maken of te lezen. PDF-bestanden kunnen moeilijk veranderd worden door de ontvanger, en de layout blijft gegarandeerd hetzelfde op de computer van de ontvanger; al het gedoe met lettertypes en afbeeldingen is bij PDF-bestanden niet nodig en de veiligheid is gegarandeerd. PDF-bestanden zijn uiteraard niet de oplossing voor alle problemen: indien de ontvanger van het bestand het bestand nog moet kunnen veranderen, moet het oorspronkelijke bestand worden doorgestuurd. Spreadsheet-bestanden en presentaties worden vaak ook beter in het oorspronkelijke bestandsformaat doorgestuurd.

PDF-programmatuur kan men in de eerste plaats bekomen bij de oorspronkelijke fabrikant Adobe ( www.adobe.com), die gratis de Acrobat Reader ter beschikking stelt en verschillende programma's verkoopt om PDF-bestanden aan te maken. De kwaliteit en de uitgebreidheid van deze laatste programma's zijn erg hoog, de prijs echter ook. Er zijn verschillende producten van kleinere firma's die goedkoper zijn, zie bijvoorbeeld www.win2pdf.com en www.pdfmachine.com. Helemaal gratis is PDFCreator ( sector7g.wurzel6.de/pdfcreator/index_en.htm). PDF's aanmaken met deze programma's is meestal even simpel als een document afdrukken -- in plaats van af te drukken naar uw gebruikelijke printer, druk je af "naar" het PDF-programma.

Gebruikers van Macintosh OSX hebben bovenstaande programma's niet nodig: het besturingssysteem kan standaard PDF's aanmaken en afdrukken; in de meeste Linux-distributies zijn ook standaard PDF-programma's aanwezig.

Tenslotte kunnen concurrerende programma's van Microsoft Office (OpenOffice en Corel WordPerfect) uit zichzelf PDF-bestanden aanmaken. Het uitstekende gratis verkrijgbare OpenOffice wordt de volgende keer in deze rubriek besproken.

Maarten Truyens
Siteffects - Ophthalmologia